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Vorteile der PraxisApp in Corona-Zeiten

Zehn Gründe für die PraxisApp, um auch in Pandemiezeiten gut gerüstet zu sein:

  • Umstellung der gesamten Patientenkommunikation auf die PraxisApp (alles im Home-Office durchführbar, Reduktion der zeitraubenden Telefonie)
  • Hilfestellung bei organisatorischen und einfachen medizinischen Fragen ausschließlich über die Chat-Funktion der PraxisApp (niedrigschwellige, datengeschützte Kommunikation; E-Mails, WhatsApp, SMS werden nicht mehr benötigt, erhebliche zeitliche Entlastung
  • Terminplanung und Terminerinnerung über das Verwaltungssystem der PraxisApp - somit entfallen sämtliche telefonische Recall-Aktivitäten, dies geschieht im System automatisiert
  • Perfekte Möglichkeit zur gezielten Patientenkommunikation durch Nachrichtenfunktion über die PraxisApp zu ausgewählten Patientengruppen (sehr wertvoll und bislang einzigartig)
  • Sehr einfache hochfunktionale Videosprechstunde über die PraxisApp ohne jeglichen technischen Zusatzaufwand - einzige Videosprechstunde über Mobiltelefon
  • Videosprechstunde via PraxisApp entlastet die Praxis spürbar durch Reduktion der Behandlungen in der Sprechstunde bei banalen Erkrankungen und sämtlichen Beratungsleistungen
  • Durch Minimierung der Kontaktzeiten schützt die Videosprechstunde das Praxispersonal (körperliche Untersuchung in den Praxisräumen in weniger als 15 Min. Beratungsleistungen ergänzend über Videosprechstunde ohne persönlichen Kontakt)
  • Videosprechstunde ist abrechenbar - wirtschaftlich!
  • Zahlreiche telemedizinische Zusatzfunktionen via PraxisApp, zum Beispiel Termin-Erinnerungssystem, aktuelle medizinische Informationen über die News-Redaktion des/r herausgebenden Berufsverbandes/Gesellschaft
  • Sämtliche Praxis-Verwaltungsarbeiten der PraxisApp können problemlos und ohne jeden technischen Zusatzaufwand aus dem Home-Office heraus geleistet werden. Wichtig in Zeiten von Quarantäne, Kontaktbeschränkungen etc.

Best Practice in Zeiten von Corona

Ein niedergelassener Pädiater berichtet über die Nutzung der PraxisApp in seiner Praxis

Durch die Corona-Pandemie und den damit verbundenen notwendigen Schutz von Patienten und Praxispersonal habe ich mich mit den Möglichkeiten der Telemedizin beschäftigt – zugegeben durch Quarantäne und Home-Office auch ein Stück weit gezwungenermaßen – und die Vorteile für mich und mein Praxisteam entdeckt. Unsere Praxis-Struktur hat sich aufgrund der aktuellen Corona-Entwicklung fundamental geändert. Hier ein Erfahrungsberich von Dr. Martin Lang.

Ausgangslage:
Seit September haben sich hintereinander drei MFA schwanger gemeldet. Gemäß den Bestimmungen der Corona-Arbeitsschutz-Richtlinien habe ich ihnen Beschäftigungsverbot in den Praxisräumen erteilt. Vor einer Woche musste zudem meine Weiterbildungsassistentin in häusliche Quarantäne, da sie als K1-Kontaktperson identifiziert wurde. Das bedeutet einen kurzfristigen Ausfall von 20% meines Personals für die Sprechstunde. Grund genug, die Möglichkeiten des Home-Office seit Wochen aktiv und intensiv zu nutzen. 

Vorbereitungsarbeiten:
Wir haben für die Home-Office-Mitarbeiter Praxislaptops (à 400.-) bestellt. Der Systemadministrator unserer Praxis wurde beauftragt, für die Laptops jeweils einen VPN-Zugang zur Praxis einzurichten (nicht schwierig). Damit haben die Mitarbeiter von zuhause Zugriff auf unsere Praxissoftware. Weiterhin haben sich alle externen Mitarbeiter den Zugang zur PraxisApp-Verwaltung eingerichtet. Extrem einfach: Link eintragen, Benutzername und Passwort des Praxisinhabers - … und schon ist die externe Praxisverwaltung für das Home-Office fertig.

Die Patienten in der Praxis haben wir sehr konsequent angehalten, ab sofort für sämtliche Anfragen (medizinische oder organisatorische) ausschließlich die PraxisApp zu verwenden. Das ist entscheidend - … sobald die Patienten in der PraxisApp sind, sind sie begeistert (jedenfalls bei uns) … und es ist ein „Selbstläufer“.

Zielsetzung für die Praxis-Arbeiten aus dem Home-Office:

  1. Übernahme der kompletten Patientenkommunikation prioritär über den Chat der PraxisApp
  2. Übernahme der übrigen Telefonie vom Home-Office aus
  3. Medizinische Beratungen über Videosprechstunde wahlweise durch die Home-Office-Ärztin oder durch die Praxisärzte
  4. Reduzierung der Praxiskontakte durch Videosprechstunde und auch Reduktion der Kontaktzeiten durch Videosprechstunde (körperliche Untersuchung in der Praxis nach Möglichkeit unter 15 Minuten - Beratungseinheit dann über Videosprechstunde)
  5. Weiteres Potenzial: Übernahme großer Teile der MFA-Verwaltungsarbeiten vom Home-Office, wie Abrechnung, Statistiken, Briefverkehr, Bestellwesen etc.

„Es ist eine Investition in die Zukunft, wenn die Mitarbeiter positiv gestimmt sind“

Das Ergebnis der Umstellung hat mich sehr positiv überrascht. Tatsächlich konnten wir sämtliche o.g. Zielsetzungen innerhalb kurzer Zeit umsetzen, ein Drittel der Dienstleistungen der Praxis werden über das Home-Office geleistet. Tatsächlich spüren wir eine Entlastung des in der Sprechstunde verbleibenden Praxisteams und eine enorme Zufriedenheit der Patienten. Die Home-Office-Mitarbeiter sind hoch motiviert und willens, sich in ihrer Schwangerschaftszeit/Quarantänezeit aktiv und konstruktiv einzubringen (mit so viel Engagement hatte ich ehrlich gesagt gar nicht gerechnet - aber es macht ihnen anscheinend Spaß). Aufgrund des hohen Zuspruchs seitens der Mitarbeiter und der Patienten überlege ich, auch weiteren MFA zur besseren Betreuung ihrer Kinder zu Hause Home-Office-Arbeiten zu ermöglichen. Es ist eine Investition in die Zukunft, wenn die Mitarbeiter positiv gestimmt sind.

„Natürlich werden Chat-Anfragen zur MFA-Dienstzeit beantwortet“

Das zentrale Hilfsmittel für den Patienten ist die PraxisApp, die von 98% der Patienten rasch und problemlos heruntergeladen wird. Derzeit haben wir über 3000 Patienten in unserer App angemeldet und täglich kommen 10-20 hinzu. Sehr beliebt ist die Chatfunktion als „Allzweckwaffe“ für rasche und niedrigschwellige Patientenkommunikation. Die Patienten können kurz und knapp ihr Anliegen äußern, sowohl organisatorischer Art als auch medizinische Nachfragen, dazu können sie auch Fotos hochladen (komfortabel wie WhatsApp, aber datensicherer). In der Beantwortung kann die Praxis Dokumente wie Krankschreibungen, Laborwerte, Atteste etc. den Patienten direkt via Chat aufs Handy laden. Das Chat-Tool wird seitens der Patienten extrem gut angenommen (endlich keine Warteschleifen, keine frustranen Anrufe mehr) - und auch die Möglichkeit, rund um die Uhr - also auch außerhalb der Praxiszeiten der Praxis - Anfragen und Wünsche zu stellen. Natürlich werden diese erst wieder zur MFA-Dienstzeit beantwortet. Und ja, wir haben morgens nicht selten über 30 Anfragen, die sich in der Nacht aufgebaut haben. Nach einem Wochenende haben wir schon an die 100 Anfragen am Montagmorgen vorgefunden. Daher wird im Dienstplan der Praxis jeweils eine MFA eingeteilt, primär Chat-Anfragen zu beantworten. Ist sie im Home-Office, hat sie dennoch vollen Zugriff auf die Karteikarten/Terminkalender etc. (zuhause über VPN). Alle Anfragen und Antworten im Chat mit medizinischer Relevanz werden als Kopie in der Karteikarte hinterlegt. Schwierigere medizinische Fragen werden einbestellt oder in die To-do-Liste der Praxis-Ärzte eingetragen.

„Wir sparen uns sämtliche telefonische Recalls“

Da das Termin-Erinnerungssystem über die App ausgezeichnet funktioniert, vergeben wir mittlerweile sämtliche Termine parallel in unserer Arzt-Software und in der PraxisApp Verwaltung. Dies ist rasch Routine und kaum Zusatzaufwand für die MFA, in den Augen der Patienten eine sehr große Hilfe - und wir sparen uns sämtliche telefonische Recalls. Eine leistungsstarke autonome Online-Terminverwaltung über die PraxisApp ist bereits in Programmierung und soll bis Sommer 2021 fertig sein, ich freue mich schon darauf.

„Großer Vorteil der Videosprechstunde: Stark verbesserte Compliance“

Ein weiteres Versorgungs-Highlight, die Videosprechstunde. Einfach, hochfunktional und ohne weiteren technischen Zusatzaufwand. Es ist die einzige Videosprechstunde, die vom Handy der Patienten aus funktioniert. Eine Intensive körperliche Untersuchung ist über die Videosprechstunde natürlich nicht möglich, Risikoeinschätzungen einer Krankheit können sehr gut beurteilt werden. Großer Vorteil der Videosprechstunde: Stark verbesserte Compliance, die Patienten sind nach wie vor regelmäßig begeistert über den virtuellen Hausbesuch des Arztes ihres Vertrauens. Die Videokonsultation kann dem Anspruch von Angemessenheit und Wirksamkeit ärztlicher Leistungen Folge leisten.

„Patienten nehmen die Videosprechstunde sehr gerne an und wahr“

Einen neuen Nutzwert der Videosprechstunde haben wir in den vergangenen Wochen entdeckt. Um das Ansteckungsrisiko unserer Ärzte und Mitarbeiter in der Praxis zu minimieren, ist es unser erklärtes Ziel, sämtliche Kontakte im Sprechzimmer unter 15 Minuten zu halten. Das heißt, je nach Risikolage werden in der Praxis nur noch die körperlichen Untersuchungen gemacht und alle Gesprächs- und Beratungsleistungen anschließend telemedizinisch über die Videosprechstunde. Dies halten wir neben regelmäßigem Stoßlüften nach jedem Patienten Kontakt, FFP2-Masken für alle Praxis-Mitarbeiter während der gesamten Dienstzeit für einen weiteren wichtigen Präventionsaspekt. Die Patienten verstehen dies sofort, nehmen die Videosprechstunde sehr gerne an und wahr. So bekommt die Videosprechstunde aktuell täglich immer mehr Bedeutung, die Patienten bekommen kurzfristig Termine über die Videosprechstunde, der Praxis-Warteraum für die Videosprechstunde ist zudem auf einem Laptop an meinem Schreibtisch ganztags geöffnet, so habe ich nicht nur permanent Überblick über die Aktivitäten in der PraxisApp (und das sind nicht wenige), sondern kann auch zwischen zwei Praxisterminen schnell mal eine aktuelle Anfrage über die Videosprechstunde leisten. Die Patienten bekommen den Hinweis, wenn sie eine kleine Anfrage an den Doktor haben: „Begeben Sie sich in die Videosprechstunde und warten Sie, bis Sie aufgerufen werden!“ Dieses Vorgehen ist eine Idee von einem Kollegen, die sich auch in unserer Praxis mittlerweile sehr bewährt.

„Effektiv und für die Patienten äußerst hilfreich ist die Nachrichtenfunktion“

Die PraxisApp hat zahlreiche weitere Funktionen. Effektiv und für die Patienten äußerst hilfreich ist beispielsweise die Nachrichtenfunktion: Eine ausgereifte, sehr komfortable Funktionalität, die keine Praxissoftware in Deutschland so bieten kann, in der Sie jede Art von Nachrichten aus der Praxis an Ihre Patienten aussenden können. Dies kann für Sie in Zeiten der Pandemie noch äußerst wichtig sein. Sie haben zahlreiche Filter- und Auswahlmöglichkeiten, um bestimmte Patientengruppen anzusprechen (Privatpatienten, Versicherte einzelner Krankenkassen, unterschiedliche Jahrgänge u.v.m.). Sie können an die Nachrichten Anhänge jeder Art anhängen, z.B. Merkblätter aus Ihrer Praxis, Bekanntmachungen …

„Praxis-Verwaltungsarbeiten können sehr einfach auch im Home-Office geleistet werden“

Somit entwickelt sich die PraxisApp zunehmend zu einem All-in-One-Patientenkommunikations- und Praxisverwaltungssystem mit spürbarer Entlastung der MFA (z.B. weniger Telefonie! Viele Automatismen), einer sehr hohen Patientenzufriedenheit, insbesondere in Zeiten häuslicher Quarantäne und einer enormen Home-Office-Tauglichkeit (hätte ich nicht gedacht, dass wir große Teile der Praxisarbeit auslagern können). Tatsächlich entlasten wir die Praxisverwaltung in den letzten Wochen zunehmend, denn Praxis-Verwaltungsarbeiten können sehr einfach auch im Home-Office geleistet werden. Corona bringt uns viele Herausforderungen in den Wintermonaten. Für die Praxisversorgung sind wir maximal gerüstet und vorsichtig zuversichtlich.

Dr. Martin Lang, Kinder- und Jugendarzt in Augsburg